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E-Rechnung 2026/27: Was KMU jetzt konkret tun müssen (XRechnung, ZUGFeRD, Shop/ERP)

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Inhalt

Kurzfassung (Fristen & Pflichten)

Seit 01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung (sondern „sonstige Rechnung“). Quelle: BMF-FAQ, Stand 10/2025. [1]

Ausstellung (Übergänge): 01/2025–12/2026 darf optional weiterhin eine „sonstige Rechnung“ (Papier oder PDF mit Zustimmung) gestellt werden. Kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) und EDI-Verfahren: Verlängerung bis 31.12.2027. Danach verpflichtend E-Rechnung. [1]

Was gilt als E-Rechnung? (Formate)

E-Rechnung = strukturiertes elektronisches Format gem. EN 16931 (maschinenlesbar). Gängige Formate in DE: XRechnung und ZUGFeRD 2.x (hybrides PDF mit XML-Teil). [2][3]

  • Kein E-Rechnung: reines PDF, Papierbeleg.
  • Übermittlung: flexibel (E-Mail, Portal, Schnittstelle) – Hauptsache strukturiert & verarbeitbar. [1]

Fristen & Übergangsregeln 2025–2027

ZeitraumEmpfangAusstellungHinweis
ab 01.01.2025Empfang verpflichtendE-Rechnung empfohlen; sonstige Rechnung noch erlaubtPDF nur mit Empfängerzustimmung; Papier möglich. [1]
01.01.2025–31.12.2026Empfang verpflichtendSonstige Rechnungen weiterhin zulässigÜbergangsphase für alle Unternehmen. [1]
bis 31.12.2027Empfang verpflichtendVerlängerung für USt-Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € und für EDISpätester Stichtag für diese Gruppen. [1]
ab 01.01.2028Empfang verpflichtendE-Rechnung verpflichtendRegelfall: strukturierte E-Rechnung für B2B-Inlandsumsätze. [1][4]
Übersicht gemäß BMF-FAQ & BMF-Schreiben

Prozess & Tools: So setzt ihr es um

  • Formate wählen: XRechnung (XML-basiert) oder ZUGFeRD 2.x (Hybrid). [2]
  • Übertragungsweg: E-Mail mit E-Rechnungs-Anhang, PEPPOL/Portal oder direkte API. [1][3]
  • Archiv/GoBD: revisionssicher aufbewahren; strukturierter Teil ist führend. [1]
  • Vorsteuer: Übergangszeit: auch „sonstige Rechnung“ bleibt vorsteuerfähig; nach Fristen nur E-Rechnung. [1]

Shop/Website/ERP: Praxis-Integration

  • Shop (Shopify/Shopware/WordPress-Woo): E-Rechnung per App/Plugin erzeugen (XRechnung/ZUGFeRD) oder via ERP (z. B. DATEV-/FiBu-Schnittstelle). [2]
  • ERP/FiBu: E-Rechnungen automatisch erstellen, prüfen (Validator) & verbuchen; Eingangsrechnungen automatisch einlesen.
  • B2G (Behördenkunden): XRechnung & Leitweg-ID berücksichtigen; Versand ggf. über OZG-RE/PEPPOL. [3][5]

Checkliste für KMU

  1. Status klären: Wer stellt/empfängt Rechnungen? B2B/B2G-Anteil? EDI vorhanden?
  2. Format-Entscheid: XRechnung oder ZUGFeRD 2.x – mit eurem Steuerbüro/Software abgleichen. [2]
  3. Tools wählen: Shop-App, ERP-Modul oder Drittsystem mit PEPPOL/API.
  4. Vorlagen & Pflichtfelder: UStG-Pflichtangaben + korrekte Mapping-Felder (BT-Felder). [1]
  5. Prozess testen: Dummy-Beleg erzeugen, validieren, zustellen, buchen, archivieren.
  6. Mitarbeitende schulen: Einkauf/Buchhaltung/Vertrieb – Eingang & Ausgabe.
  7. Übergang planen: Falls nötig: 2026/27 noch „sonstige Rechnung“ → spätestens 2027/28 vollständig umstellen. [1][4]

FAQ

Reicht PDF per E-Mail?
Nein. Reines PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnung = strukturiertes Format (z. B. XRechnung/ZUGFeRD). [1][2]

Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, Empfangen ab 01.01.2025 ohne Ausnahme. [1]

Gilt die Pflicht auch für Bar- oder Kleinbetragsrechnungen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen; bei Barzahlungen gelten keine Sonderregeln (ggf. nachträgliche E-Rechnung). [1]

Bis wann darf ich noch PDF/Papier stellen?
Bis 31.12.2026 generell; bis 31.12.2027 bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € oder bei EDI. Ab dann E-Rechnung verpflichtend. [1]

  1. Bundesministerium der Finanzen (BMF): „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.“ Verfügbar unter: bundesfinanzministerium.de/…/e-rechnung.html. [Online; abgerufen am 06.02.2026]
  2. Bundesministerium der Finanzen (BMF): „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). PDF: Download; HTML-Infoseite: Ansicht. [Online; abgerufen am 06.02.2026]
  3. IHK Frankfurt am Main: „E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was Unternehmen wissen müssen.“ Verfügbar unter: frankfurt-main.ihk.de/…/e-rechnungspflicht-ab-2025. [Online; abgerufen am 06.02.2026]
  4. E-Rechnung-Bund: „Wann ist eine Leitweg-ID zu verwenden und wann nicht?“ Verfügbar unter: e-rechnung-bund.de/faq/wann-ist-eine-leitweg-id-zu-verwenden-und-wann-nicht/. [Online; abgerufen am 06.02.2026]

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